Organisation: Aufgaben so verteilen, dass sie auch gelöst werden.

In Arbeitsgruppen, egal ob in Meetings, Seminaren oder ähnlichen Situationen, werden häufig im Verlauf des Treffens Aufgaben unter den Anwesenden verteilt. Oft fallen in diesem Zusammenhang Sätze wie „das müssen wir noch bis zur nächsten Woche erledigen“ oder „das gucken wir uns alle zur nächsten Woche an“, im schlimmsten Fall sogar „das müsste man mal tun“. In allen drei Fällen ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe tatsächlich gelöst wird, recht gering.

Die Gründe liegen auf der Hand, werden aber im Trubel des Alltags gern vergessen: Damit eine Aufgabe mit hoher Wahrscheinlichkeit gelöst wird, müssen drei Kriterien beachtet werden:

Was soll gemacht werden? Die Aufgabenstellung muss mit klarer und vor allem erreichbarer Zielstellung formuliert werden. Statt „in Thema X einlesen“ sollte die Aufgabe also lieber „den Wikipedia-Artikel zu Thema X durchlesen“ oder „die ersten 50 Seiten in Buch Y zusammenfassen“ lauten.

Wer löst die Aufgabe? Es muss eine klare Zuordnung von Person und Aufgabe geben. Im Falle allgemeiner Formulierungen wie das oben genannte „das müsste man mal tun“ kann der oder die Einzelne vermuten, dass sich jemand anderes um die Aufgabe kümmert, es entsteht das sozialpsychologische Phänomen der Verantwortungsdiffusion. Zu Vermeidung dieses Problems reicht die bloße persönliche Zuordnung: „Person A fässt die ersten 50 Seiten von Buch Y zusammen.“

Bis wann soll die Aufgabe gelöst werden? Der letzte wichtige Punkt ist der verbindliche Termin, an dem die Aufgabe fertiggestellt werden soll. Idealerweise wird er als absolutes Datum angegeben, also lieber „14.Juli“ statt „zum nächsten Treffen“ - das verringert die Hürde, den Termin in die eigene Zeitplanung zu integrieren.

Es sollte also bei jeder offenen Aufgabe ein Satz wie der folgende formuliert werden können: „Person A fässt zum 14. Juli die ersten 50 Seiten von Buch Y zusammen.“

Praktisch sind diese drei Kriterien auch für Personen, die die Arbeitstreffen protokollieren, denn die Protokollführung kann mit ihrer Hilfe schnell feststellen, ob sie alle wichtigen Informationen mitbekommen hat.