Organisation: Das Plenum

Plena, also Treffen möglichst aller an einem Projekt Beteiligten, sind in der Regel der Ort, an dem aktuelle Informationen verteilt und größere Entscheidungen getroffen werden können. Plena sind als Form der Organisation eines Gruppentreffens sehr beliebt, wohl hauptsächlich wegen Ihrer leichten Organisation. Diese Form der Kommunikation hat allerdings auch einige Tücken, deren Vermeidung dieser Artikel erleichtern soll. Organisation eines Plenums Voraussetzung für einen gelungenen Ablauf eines Plenums ist eine gute Organisation. Der Aufwand dafür ist kleiner, als Sie jetzt vielleicht befürchten, und spätestens mit einem entspannt und produktiv abgelaufenen Treffen hat sich die Investition gelohnt. Es sind nur wenige Punkte zu beachten: Klare Termine. Alle beteiligten Personen müssen erfahren, wann und wo Treffen geplant sind. Am einfachsten funktioniert dies, wenn Treffen immer zum gleichen Zeitpunkt stattfinden, beispielsweise jeden zweiten Mittwoch Vormittag. In jedem Fall sollte der nächste Termin rechtzeitig auf organisationsüblichem Wege veröffentlicht werden, z.B. über eine Mailingliste oder mit Hilfe eines gemeinsamen elektronischen Kalenders. Agenda vorher festlegen. Ideal ist es, wenn die Themen, die auf dem Plenum besprochen werden sollen, bereits vor Beginn gesammelt wurden. Das erhöht zum einen den Anreiz für die Beteiligten, sich inhaltlich vorzubereiten, da sie dann schon absehen können, was sie inhaltlich erwartet. Außerdem kann das Plenum dann kürzer gehalten werden, da die Agenda einen hilfreichen Ankerpunkt darstellt, wenn in Diskussionen zu sehr zwischen verschiedenenen Themen gesprungen wird.