Projektabrechnung mit Openoffice.

Viele Projekte müssen aus mehreren verschiedenen Töpfen finanziert werden, um den gesamten Bedarf zu decken. Das kann schnell den Überblick über den Stand der Finanzen erschweren. Hinzu kommt, dass die Abrechnung leider oft immer noch per Hand (bzw. dem Taschenrechner) durchgeführt wird, was gleichzeitig umständlich und fehleranfällig ist. Diese dreiteilige Artikelserie zeigt, wie man durch Nutzung einfacher, aber durchdacht strukturierter Tabellendokumente während des Projekts und zum Zeitpunkt der abschließenden Abrechnung den Überblick behält und so der Kopf für die eigentliche inhaltliche Arbeit frei bleibt.

Um diese Anleitung so konkret und praxisnah wie möglich zu gestalten, werden wir den gesamten Ablauf anhand eines fiktiven Projektes mit verfolgen. Dieses wird der Übersichtlichkeit halber einfacher als reale Projekte sein – trotzdem werden inhaltlich alle Aspekte angesprochen, die auch für komplexere Projekte von Bedeutung sind.

Genug der Vorrede, jetzt geht es los: In unserem fiktiven Projekt möchten wir SchülerInnen an allgemeinbildenden Schulen das Thema Fairer Handel näher bringen. Dazu denken sich Ehrenamtliche ein Bildungskonzept aus, dass sie dann in Form von Projekttagen der Länge eines Schultages an den Schulen durchführen. Die EhrenamtlerInnen fahren dazu mit Mietautos an die Schulen. Das gesamte Projekt dauert zwei Jahre, im ersten Jahr wird der Pool an Ehrenamtlichen aquiriert, Schulen kontaktiert und das Bildungskonzept erarbeitet. Im zweiten Jahr werden die Projekttage durchgeführt.

Für die Finanzierung dieses Projektes greift unsere Organisation auf Mittel aus drei Quellen zurück. Die erste Quelle sind Eigenmittel (also größtenteils Spenden), die beiden anderen Zuwendungen durch Anträge, die bei der „Umweltstiftung“ und der „Entwicklungshilfestiftung“ gestellt wurden. Insgesamt gibt es acht geförderte Posten, die sich auf die drei Quellen und die beiden Jahre verteilen. Die gesamten Mittel im Überblick:

• Eigenmittel für
  • faire Beispielprodukte für die Klassen (Jahr 2)
  • Literatur für die Erarbeitung (Jahr 1)
• Die fiktive „Umweltstiftung“ für
  • die Honorare der Leute, die die Tage durchführen (Jahr 2)
  • die Mietwagen (Jahr 2)
• Die fiktive „Entwicklungshilfestiftung“ für
  • Erarbeitung des pädagogischen Materials (Jahr 1)
  • Miete für den Raum für die Konzepterarbeitung (Jahr 1)
  • Moderation der Konzepterarbeitung (Jahr 1)
  • Beispielwaren für die Klassen (Jahr 2)

Was wir jetzt für eine einfache Abrechnung brauchen ist ein Aufbau von Tabellendokumenten, der diese Struktur zeitlich und nach Finanzquellen so widerspiegelt, dass im Alltag Buchungen sehr einfach sind und gleichzeitig stets ein Überblick über die noch zur Verfügung stehenden Finanzen ermöglicht wird. Genau diese Struktur wird im nächsten Teil dieser Serie erarbeitet.