Projektabrechnung mit Openoffice - Teil 2

(Dieser Artikel ist Teil einer dreiteiligen Serie. Den ersten Teil gibt es hier, dieser Artikel ist der zweite Teil.)

Für dieses Projekt erarbeiten wir ihm Rahmen dieser Artikelserie einige Tabellendokumente, die für uns – einmal eingerichtet – sämtliches Rechnen im Verlauf des Projektes übernehmen. Wir werden dafür die Software OpenOffice Calc benutzen, eine sehr gute Open-Source-Alternative zu Microsoft Excel.

Bevor wir uns direkt ans Programm setzen, ist es angebracht, einige Vorüberlegungen anzustellen. Was wollen wir erreichen? Wie möchten immer eine Übersicht über die aktuell verfügbaren Beträge der jeweiligen Posten haben, damit wir ohne Rechnerei entscheiden können, ob bestimmte Aktionen noch finanzierbar sind. Zudem müssen wir für die Endabrechnung nach Förderjahr und -topf trennen, darum machen wir das hier auch.

Es scheint also angebracht, als grobe Struktur folgende Dateien anzulegen und im selben Ordner zu speichern:

• Eigenmittel_Jahr_1
• Eigenmittel_Jahr_2
• Umweltstiftung_Jahr_1
• Umweltstiftung_Jahr_2
• Entwicklungshilfestiftung_Jahr_1
• Entwicklungshilfestiftung_Jahr_2

Wie im ersten Artikel beschrieben, finanziert z.B. die Entwicklungshilfestiftung für ein Jahr (das Jahr 1) mehrere Posten. Das soll auch die Datei Entwicklungshilfestiftung_Jahr_1 reflektieren. Aus diesem Grund unterteilen wir sie in mehrere Tabellen, die wir – genau wie auch die Dateinamen – eindeutig benennen.

Einige kleine Tipps dazu:

• Die Umbenennung erfolgt einfach per Rechtsklick auf einen der unteren Reiter („Tabelle umbenennen...“)

• Wenn die drei standardmäßig vorgegebenen Tabellen nicht ausreichen, dann können beliebig viele weitere - ebenfalls durch Rechtsklick – hinzugefügt werden („Tabelle einfügen...“)

• Wenn es in der unteren Zeile durch die ganzen Tabellen zu unübersichtlich geworden ist, dann kann der Tabellenübersicht mehr Platz gegeben werden, in dem man den unteren Scrollbalken verkleinert. Dazu mit der Maus auf den kleinen Trennstrich zwischen Tabellenreitern und Scrollbalken gehen, bis sich der Mauszeiger zu einem waagerechten Doppelpfeil verändert. Jetzt klicken und nach rechts ziehen.

• Bitte vermeiden sie bei den Tabellenbezeichnungen Umlaute und Leerzeichen, weil spätere Schritte verkomplizieren kann.

Jede der eben erstellten Tabellen werden nun für das Ausfüllen vorbereitet, so dass das Ergebnis in etwa wie auf dem folgenden Bildschirmfoto aussieht.

Für das weitere Vorgehen ist es wichtig, dass das Feld für die Summe der Ausgaben über der Tabelle steht. Dadurch verschiebt sich das Feld nämlich nicht, egal, wie viele Posten eingegeben werden.